Para Haroldo Augusto Filho, executivo especializado em gestão de conflitos e estruturação de soluções corporativas, um acordo fechado com aperto de mão e boa vontade parece sólido no momento em que é feito. Semanas depois, cada lado às vezes descreve o que foi combinado de um jeito ligeiramente diferente, não por má-fé, mas porque a memória de uma conversa é sempre uma versão editada dela, não um registro fiel.
Essa distância entre o que se conversou e o que cada parte guardou na memória é, segundo ele, uma das causas mais comuns de conflito depois de uma negociação bem-sucedida. Nas próximas linhas, entenda passo a passo como reduzir esse risco sem transformar toda negociação num processo burocrático.
Por que um acordo bem fechado ainda vira mal-entendido?
Numa negociação longa, várias versões de uma mesma proposta são discutidas antes de chegar à final. É comum que cada parte retenha com mais clareza o ponto que mais lhe interessava e retenha de forma vaga o que foi apenas mencionado de passagem. Duas pessoas podem sair da mesma reunião convencidas de que fecharam o mesmo acordo e discordar completamente quando o assunto reaparece meses depois.
Como elucida Haroldo Augusto Filho, o problema raramente está na intenção das partes; está na confiança excessiva de que uma conversa bem conduzida dispensa registro, quando, na prática, é justamente o acordo mais informal o que mais precisa de um resumo escrito logo em seguida. Quanto mais longa e amigável a negociação, maior costuma ser essa confiança, e maior o risco de nada ficar registrado.
O primeiro passo: registrar o que foi combinado enquanto está fresco
Assim que uma reunião de negociação termina, a informação mais confiável que existe é a que ainda está fresca na cabeça de quem participou. Escrever um resumo curto do que foi decidido nas primeiras horas seguintes captura detalhes que se perdem com o tempo, mesmo em conversas consideradas simples.
Esse resumo, segundo aponta Haroldo Augusto Filho, não precisa ter formato solene. Um parágrafo direto, enviado por mensagem ou e-mail para a outra parte, listando os pontos combinados, já cumpre a função de criar um registro que os dois lados podem consultar depois, em vez de depender só da lembrança de cada um. Quem espera dias para fazer esse resumo geralmente percebe que já não confia mais nos próprios detalhes.
Definir termos ambíguos antes que cada lado os interprete à sua maneira
Palavras como “razoável”, “em breve” ou “padrão de mercado” parecem específicas na hora da conversa, mas escondem interpretações diferentes para cada parte. O que uma pessoa entende por prazo razoável pode ser o dobro do que a outra tinha em mente, e essa diferença só aparece quando já é tarde para negociar de novo com calma.
Um exemplo simples ilustra o risco: duas empresas combinam entregar um relatório em breve. Uma entende isso como alguns dias, a outra como até o fim do mês. Quando o prazo esperado por uma passa sem sinal da outra, o que era um mal-entendido de linguagem vira desconfiança sobre o compromisso da contraparte.
Haroldo Augusto Filho recomenda substituir expressões vagas por números e datas concretas sempre que possível, mesmo em acordos informais. Um prazo definido em dias específicos elimina uma fonte inteira de desentendimento futuro que um termo genérico jamais resolveria sozinho.
Confirmar o entendimento com a outra parte antes de considerar o acordo fechado
O último passo é o mais simples e o mais frequentemente pulado: perguntar diretamente à outra parte se o resumo escrito reflete o que ela também entendeu ter sido combinado. Esse gesto, que leva minutos, expõe divergências de interpretação enquanto ainda são fáceis de corrigir, em vez de deixá-las aparecer só quando um dos lados cobra algo que o outro nunca imaginou ter prometido.
Negociadores experientes, na leitura de Haroldo Augusto Filho, tratam essa confirmação como parte da negociação, não como uma etapa posterior a ela. O acordo só está de fato fechado quando os dois lados concordam com a mesma descrição do que foi combinado, não apenas quando apertam as mãos e seguem em frente.